A finales de mayo, el equipo de G Suite -la plataforma profesional de Google-, anunció a todos sus partners que el “modo confidencial” de Gmail estará disponible el próximo 25 de junio. Según el comunicado oficial de Google, tanto administradores como usuarios de G Suite podrán enviar mensajes con fecha de caducidad, además de anular mensajes ya mandados. De hecho, este cambio en el sistema se aplicará de forma automática, a no ser que los administradores de cuentas G Suite desactiven el modo confidencial antes del 25 de junio de 2019.

El objetivo de esta actualización del servicio es evitar que personas no autorizadas accedan a información sensible y la compartan, haciendo que a partir de ahora eso sea mucho más difícil. Decimos que será más complicado porque no se trata de un método infalible, pues los usuarios seguirán pudiendo hacer capturas de pantalla o fotos del contenido y archivos de los mensajes.

¿Qué debes saber?

Con esta nueva funcionalidad también se podrá impedir a los usuarios que reenvíen, copien, impriman o descarguen los mensajes y archivos adjuntos del correo electrónico enviado. Además, los usuarios que envían un mensaje podrán solicitar información de autenticación a sus destinatarios a través de un mensaje de texto para permitirles ver un email en concreto. Con ello, se garantizará que todos los datos están protegidos incluso si la cuenta de Gmail es atacada mientras el mensaje sigue activo.

Candado, confidencial

¿Cómo funciona?

Seguro que te estás preguntando cómo lo hará Gmail para procesar los mensajes en modo confidencial y hacer que los usuarios no puedan acceder a ellos. Pues bien, la plataforma quitará el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos de la copia del mensaje que recibe el destinatario, y los sustituirá por un enlace al contenido. En el caso de los clientes de Gmail, el contenido enlazado se mostrará como si formase parte del mensaje, mientras que en otros clientes de correo solo aparecerá el enlace.

¿Qué papel tiene Google Vault en todo esto?

Si no conoces Google Vault, debes saber que se trata de la herramienta de Google que permite conservar, retener, buscar y exportar datos del correo electrónico de tu empresa. En este sentido, puedes utilizar Vault para gestionar la información de elementos como los mensajes de correo electrónico, los chats de Hangouts y Google Talk, los grupos de Google, los archivos de Google Drive y las conversaciones de Hangouts Chat. Es un servicio totalmente web, por lo que no necesitas instalar ningún software, y está incluido en G Suite.

Ante la actualización del modo confidencial de Gmail, Vault te será de gran ayuda porque podrá retener y exportar todos los mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu dominio, además de hacer búsquedas de los mismos. Sin embargo, la herramienta no tendrá acceso al contenido de los mensajes confidenciales que tu empresa haya recibido de terceros.

En definitiva, Vault mostrará los mensajes internos de tu organización en modo confidencial que coincidan con tu consulta de búsqueda. Podrás ocultar el contenido de dichos mensajes al revisarlos y excluirlo cuando los imprimas o los exportes. Por otro lado, a través de la etiqueta “label:confidentialmode”, podrás buscar mensajes confidenciales, y aplicar retenciones y reglas de conservación adaptadas específicamente a esos mensajes.

¿Cómo accede Vault a los mensajes en modo confidencial?

Para que Vault pueda acceder a los mensajes que estén en modo confidencial, Gmail adjunta una copia del contenido al mensaje del destinatario. Y, si te preguntas cómo son esas copias, debes saber que solo Vault puede acceder a ellas y que solo se adjuntan si los remitentes y los destinatarios son de la misma organización. Además, ni los clientes ni los destinatarios pueden consultarlas en Gmail, y no puede acceder a ellas ninguna herramienta de archivado de correo de terceros. Así, para eliminar todas las copias de un mensaje en modo confidencial, deberás eliminar el mensaje de la cuenta del remitente y de las de todos los destinatarios.

Activa reglas de cumplimiento para gestionar los mensajes

Con todo ello, G Suite te ofrecerá a partir de ahora la opción de crear reglas de cumplimiento para gestionar los mensajes en modo confidencial y definir qué se hará con los mensajes entrantes y salientes de este tipo. Así podrás, por ejemplo, bloquear mensajes entrantes al dominio. Si decides activar estas reglas, necesitas saber que los mensajes salientes que se envíen en modo confidencial se verán afectados por los ajustes y las reglas de cumplimiento del contenido que hayas aplicado al asunto, al cuerpo y a los archivos adjuntos del mensaje. Además, los mensajes salientes que activen una regla de cumplimiento que retire archivos, se rechazarán y se devolverán al remitente.

G Suite: productividad, organización y seguridad

Ahora que ya sabes cómo funciona el modo confidencial de Gmail, incluido en la plataforma G Suite, puede que pienses que tu organización necesita una cuenta profesional de Google. Son muchas las funcionalidades que esta herramienta puede aportarle a tu compañía en términos de productividad y organización. Nosotros podemos ayudarte, no dudes en contactarnos.